3) Comunicación bi-direccional: abierta, frecuente y directa

April 28, 2016

La comunicación bi-direccional (desde y hacia el empleado) es crítica en una compañía: por un lado le permite a los empleados conocer la visión de los líderes y entender cómo encajan los proyectos en la estrategia corporativa, lo cual mejora la toma de decisiones y la orientación a resultados; por otro lado, le permite al empleado sentir que su voz es escuchada y su opinión valorada, incrementando su compromiso con los proyectos, enriqueciendo la calidad y efectividad de los mismos.  

 

Por comunicación abierta nos referimos a contar con alternativas que le permitan a los empleados conocer, sin restricciones de cargo o nivel jerárquico, la visión y los objetivos trazados por la organización en el corto y mediano plazo, así como los avances y cumplimientos de los diferentes equipos.  Comunicación frecuente se refiere a ofrecer espacios de periodicidad regular (semanales, mensales o trimestrales) que le permitan a los empleados conocer oportunamente los resultados de la compañía y re-orientar el curso de los proyectos en caso de ser necesario.  Finalmente, por comunicación directa sugerimos promover un esquema de comunicación claro y conciso omitiendo adornos innecesarios, estableciendo claramente cuál es el mensaje se desea comunicar y cuáles acciones se esperan de quienes están involucrados en el mensaje.

 

Fomentar una estrategia de comunicación corporativa bi-direccional que sea abierta, frecuente y directa potencia a las organizaciones porque le permite a todos los empleados (en cualquier punto de la jerarquia organizacional) interiorizar la misión y visión de la organización. Las organizaciones destinan recursos significativos para definir su misión y visión, pero son finalmente los empleados quienes se encargan de materializarlas a través de la ejecución diaria, razón por la cual es indispensable que todos ellos estén al tanto de las expectativas de los líderes.  

 

Líderes comunicando la estrategia de la organizacion de manera periodica

La mayoría de empresas de tecnología en Silicon Valley han optado por promover una cultura donde cualquier empleado tiene acceso a información de primera mano de parte de los equipos líderes.  Es una práctica común convocar a todo el personal con cierta periodicidad, usualmente al comienzo de cada trimestre, en reuniones conocidas como "Town Hall Meetings" o "All Hands Meetings", para presentar los resultados de la empresa en el último período, discutir sobre lo que se espera para el siguiente período y resaltar detalles de los proyectos más relevantes en curso.  Este último tema es uno de los puntos más importantes de la agenda, pues permite a todos conocer en dónde se están enfocando los esfuerzos más significativos y comprender cómo el trabajo de cada quien se relaciona o impacta algo mayor para lograr la meta trazada en la visión de la empresa.  La práctica además indica: si usted no ve su proyecto alineado con la estrategia que se presenta en estas reuniones, hable con su jefe: usted no debería estar trabajando en ese proyecto.  

 

Estas reuniones periódicas generalmente finalizan con un espacio de preguntas y respuestas (Q&A) donde cualquier persona puede realizar preguntas sobre cualquier tema a los ejecutivos de la compañía.  Las variedad de preguntas es muy amplia y puede ir desde temas relacionados con el estado de la industria, el desempeño financiero de la empresa o detalles específicos de los proyectos.  Aunque puede sonar un poco intimidante para el equipo líder por el tipo de preguntas que algunos empleados pueden realizar, esta práctica se considera fundamental para brindar mayor transparencia dentro de la organización.  La posibilidad de interactuar abiertamente con aquellos que dirigen la empresa se convierte además en un mecanismo para incrementar el sentido de pertenencia hacia el equipo.

 

Hay empresas de Silicon Valley que llevan este punto a una estrategia de reunión semanal donde los empleados tienen la oportunidad de conocer el funcionamiento de los nuevos productos para luego convertirse en voceros de mercadeo una vez el producto se lance al mercado.

 

Comunicacion diaria entre empleados

La comunicacion abierta, frecuente y directa también se promueve en las interacciones diarias entre empleados.  Cuando se propicia una cultura corporativa donde las comunicaciones son concisas y directas se incrementa la productividad de todo el personal al evitar invertir tiempo extra en producir mensajes extensos y complejos, e incluso minimizando el tiempo de reuniones de grupo. Entendemos que hay diferencias idiomáticas entre el español y el inglés: el español es un idioma más rico en vocabulario lo cual permite embellecer las ideas, pero ésto no puede ser un obstáculo para transmitir un mensaje claro y conciso.  

 

La tendencia en Silicon Valley es optar por mecanismos que agilicen la comunicación entre los equipos, a través de herramientas tales como Slack, Yammer o Chatter.  La regla es incluir en la comunicación lo mínimo necesario para transmitir un mensaje conciso, incluyendo sólo los detalles necesarios de manera que quede claro cuál es el objetivo de la comunicación y qué se necesita de los demás para lograr dicho objetivo (¡esto también aplica para la documentación de los proyectos!).

 

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Esta sección hace parte de un artículo titulado: "10 diferencias de la cultura laboral entre Colombia y Silicon Valley", donde aclaramos en detalle el contexto y motivación detrás de esta serie.  A continuación presentamos una lista de síntomas que pueden ayudar a detectar que algo anda mal con el tema desarrollado en esta sección y las principales acciones correctivas a considerar para remediarlo.

 

Lecturas recomendadas:

 

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