1) Menos planes, más acciones

May 13, 2016

Como decía el expresidente de Estados Unidos Dwight Eisenhower: “Los planes son nada, pero la planeación es todo”.  Este último punto de nuestra lista de "10 diferencias de la cultura laboral entre Colombia y Silicon Valley" es el que consideramos más importante y donde encontramos las diferencias más notables.

 

Toda empresa necesita realizar actividades de estrategia y planeación a corto, mediano y largo plazo que le permitan definir un norte que sirva como guía a todos los equipos de la compañía. Estos ejercicios de planeación deben definir un punto de partida y unos lineamientos iniciales de ejecución, teniendo claro que el plan inicial va a cambiar sobre la marcha ya sea por condiciones internas (cambio de prioridades o estrategia) o externas a la empresa (mercado, competencia, usuarios) y aceptando que inevitablemente habrá que hacer ajustes sobre la marcha. Pero en definitiva son las acciones concretas, y no los planes, los que producirán resultados reales para beneficio de la empresa y de sus empleados. Son las acciones las que harán que la cultura laboral mejore y que la empresa logre llegar al norte definido en la estrategia. 

 

A continuación planteamos las diferencias más significativas que encontramos en la forma como las empresas colombianas abordan la planeación y ejecución, con relación a sus pares en Silicon Valley:  

 

  • Administración de riesgos y tolerancia a la incertidumbre: Durante los procesos de planeación, algunas empresas y equipos de tecnología en Colombia esperan contar con una identificación plena de todos los riesgos asociados con las decisiones de planeación y con un entendimiento completo de todas y cada una de las variables relacionadas con el contexto del mercado y con la estrategia planteada. Su tolerancia a la incertidumbre es muy limitada. Si bien es importante considerar los riesgos y los factores que inciden en la estrategia, se debe entender que es prácticamente imposible tener todas las variables bajo control. Hay que aprender a administrar rangos de incertidumbre y desarrollar planes alternos para diferentes escenarios.

 

  • Planeacion vs. Ejecución: Por otro lado, se subestima la ejecución. Se dedica tanto tiempo a la planeación que no alcanza el tiempo para una ejecución adecuada. En ocasiones, la estructura -jerarquía- organizacional de las empresas colombianas es tan compleja que las decisiones tomadas por los líderes durante la planeación pasan por numerosos niveles organizacionales y no llegan adecuadamente, de una forma ágil y efectiva, al nivel operativo donde se ejecuta.

 

  • Horizonte de planeación: En Silicon Valley la planeación se realiza a corto y mediano plazo -a no más de 2 años-. Las condiciones del mercado, particularmente en el mundo tecnológico, cambian tan velozmente que es difícil planear una estrategia viable a más de 2 años. En Colombia hemos observado horizontes de planeación de hasta 5 años que eventualmente deben ser replanteados una vez que las condiciones del entorno cambian, ocasionando que el tiempo invertido en actividades de planeación sea tiempo perdido.

 

  • Mecanismos de validación: La planeación debe incorporar mecanismos de validación que permitan orientar los proyectos. En Silicon Valley se considera que la planeación se basa en construir supuestos sobre lo que creemos que será el camino, aún sabiendo que no es 100% cierto. Por esta razón, se definen métricas o mecanismos que permitan validar los supuestos de manera continua y frecuente. Es el mercado y los usuarios los que indican si la empresa va en el camino correcto, o si existen áreas que deben ser ajustadas. Algunos mecanismos que se utilizan son: prototipos, retroalimentación temprana a través de grupos de usuarios, investigación de experiencia de usuario, métricas de adopción y retención de usuarios, entre otros.

 

  • Participación en la planeación y seguimiento: Similar a las empresas colombianas, en las empresas de Silicon Valley son los líderes quienes definen la visión como punto de partida con base en los aportes de los empleados. Sin embargo, no son sólo los líderes los que realizan seguimiento a la planeación sino que todos los empleados están en capacidad de determinar cómo va la empresa: ¿Qué está bien? ¿Qué está mal? ¿Qué hay que re-orientar? Y, ¿qué está funcionando? Las métricas están disponibles para todos, y todos tienen la posibilidad de aportar ideas para corregir desviaciones.

 

  • Responsabilidad sobre los resultados: Sean positivos o negativos, los equipos en Silicon Valley se apersonan de los resultados logrados a partir de la planeación y la ejecución. Como mencionábamos en uno de los artículos anteriores, a través del empoderamiento basado en la aceptación del error se analizan las fallas buscando soluciones sin señalar culpables o generar reproches. Los líderes rinden cuentas a toda la empresa demostrando su responsabilidad sobre los resultados. En lugar de ocultar los problemas, las desviaciones se comunican y se tratan tempranamente para tomar las medidas necesarias para corregirlas. Se realizan análisis "post-mortem" para identificar lecciones aprendidas que sean incorporadas en la siguiente iteración o en el siguiente proyecto.

 

  • Administracion del tiempo de reuniones: Desde nuestra experiencia laboral encontramos que este es el punto de mayor diferencia entre las empresas de Colombia y Silicon Valley.  Aunque parezca un punto sencillo, es fundamental a la hora de producir resultados.  Mientras que las empresas colombianas utilizan una parte significativa de la jornada laboral en reuniones de trabajo, las empresas en Silicon Valley limitan considerablemente el tiempo de reuniones. Si a esto le agregamos que las reuniones en Colombia usualmente no tienen un objetivo concreto, no comienzan a tiempo y no se pactan para que duren un tiempo límite sino que terminan convertidas en un "conversatorio disperso" -como lo menciona el periódico El Tiempo a partir de la investigación de Rosario Cordoba, presidenta del Consejo Privado de Competitividad de Colombia- obtenemos entonces un factor detonante que afecta negativamente la productividad laboral.  Los empleados no tienen tiempo suficiente para ejecutar lo planeado por estar atendiendo reuniones que no generan valor.  
    En Silicon Valley las reuniones solo se realizan en dos escenarios: para comunicar información o para tomar alguna decisión. Las reuniones comienzan puntualmente y se trata directamente el punto a discutir. Se utiliza el tiempo eficientemente y es común que, una vez se logra el objetivo planteado para la reunión, ésta se dé por finalizada antes del tiempo previsto. Además se utilizan mecanismos como videoconferencias o llamadas cortas para minimizar el tiempo de reuniones presenciales, o se aprovechan otras tecnologías como los flujos de información automatizados para tomar decisiones rápidas. De esta manera los empleados cuentan con suficiente tiempo dentro de su jornada laboral para ejecutar las actividades que realmente generan valor y resultados.

 

Para finalizar...

Lo discutido en esta serie resume nuestra opinión sobre los aspectos más importantes de la cultura laboral de Silicon Valley que representa una mentalidad diferente hacia el estilo de trabajo, enfocado en cómo hacer las cosas.  Esta mentalidad no está necesariamente asociada a un lugar físico ni a la disponibilidad de recursos económicos, por lo que consideramos puede aplicarse en diferentes contextos.  Creemos que la mayoría de temas desarrollados en esta serie podrían aplicarse en las empresas de tecnología colombianas, pero para ello es necesario que sus líderes tengan disposición para cambiar y mejorar [1] y contar con el apoyo continuo de un equipo talentoso y apasionado, estratégicamente seleccionado y debidamente recompensado.  

 

Hay dos premisas importantes para poner en práctica las recomendaciones de los temas discutidos. En primer lugar, la empresa debe creer en los procesos a mediano/largo plazo pues cambiar el entorno cultural de una organización toma cierto tiempo; en segundo lugar, entender que estas acciones representan un modelo iterativo incremental de mejoramiento continuo, donde el éxito está en el camino a recorrer, no en el destino final.

 

"Los clientes no son lo primero. Los empleados son lo primero. Si cuidas de tus empleados, ellos cuidarán de tus clientes."
Richard Branson (Fundador de Virgin Group)

 

 

Referencias

[1] The Innovator’s dilemma - Clayton M. Christensen

 

Lecturas Recomendadas

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Nos encantaría conocer su opinión sobre ésta serie de artículos, para lo cual hemos creado la siguiente encuesta.

 

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